Отправить документы через СДЭК: можно ли, как оформить и сколько это стоит

Короткий ответ: да, документы через СДЭК отправляют — это одно из самых частых отправлений в сети. Договоры, счета, оригиналы актов, дипломы, трудовые книжки, нотариальные бумаги едут как обычное отправление в конверте или плотном пакете. Ниже — что именно можно передать, как оформить отправку через пункт приёма или курьера, сколько это стоит по действующей сетке и как устроен документооборот у компаний, которые отправляют бумаги каждую неделю.

Можно ли отправить документы через СДЭК

Документы принимаются к перевозке по России и за рубеж. Ограничений по типу бумаг для внутренних отправлений практически нет: подойдут и оригиналы с подписями и печатями, и заверенные копии, и пачка первички для бухгалтерии. Отправление весом до 0,5 кг проходит по самой лёгкой весовой ступени тарифа, поэтому конверт с несколькими листами и папка с сотней страниц чаще всего стоят одинаково.

• Договоры, дополнительные соглашения, акты и счета — самый частый тип отправления между компаниями.
• Кадровые документы: трудовые книжки, справки, приказы — при дистанционной работе сотрудников.
• Учредительные и нотариальные документы, доверенности.
• Дипломы, аттестаты, сертификаты и другие личные бумаги — при переезде или поступлении.
• Тендерная документация и оригиналы для государственных органов.

Перечень вложений, запрещённых к перевозке, и правила международных отправлений публикует официальный сайт CDEK. Для документов за рубеж действуют таможенные правила страны назначения — уточняйте их до оформления.

Как отправить документы: два способа

Через пункт приёма

1. 1Вложите документы в конверт или пакет. Для оригиналов с печатями подойдёт жёсткий конверт, чтобы листы не согнулись в пути.
2. 2Придите в ближайший пункт приёма с документами и данными получателя: ФИО или название организации, телефон, город и адрес выдачи.
3. 3Сотрудник оформит накладную, взвесит отправление и назовёт стоимость по выбранному режиму.
4. 4Оплатите отправку и сохраните номер накладной — по нему отслеживается движение и подтверждается вручение.

Курьером от двери

Если ехать в пункт приёма некогда, документы забирает курьер. Заявка оформляется заранее, курьер приезжает в согласованный интервал, забирает упакованный конверт и оформляет накладную на месте. Для получателя тоже есть выбор: получить в пункте выдачи или курьером на адрес. Режим доставки — «склад — склад», «склад — дверь», «дверь — склад» или «дверь — дверь» — и определяет цену.

Сколько стоит отправить документы

Стоимость зависит от направления и режима: расстояние и участие курьера — два главных множителя. Вес для конверта до 0,5 кг во всех строках один и тот же. Ниже — строки из тарифной сетки корпоративного договора по тарифу Посылка для отправления 0,5 кг:

Разница между строками «склад — склад» и «дверь — дверь» на одном направлении — это цена двух курьерских плеч: забора у отправителя и вручения получателю. Если время позволяет отнести конверт в пункт приёма и получателю удобно забрать его в пункте выдачи, отправка обходится заметно дешевле. Розничные тарифы для частных лиц считает калькулятор на официальном сайте CDEK — они отличаются от сетки договора.

Документы в другой город: сроки

Между Москвой и Санкт-Петербургом конверт едет 1–2 дня, до Екатеринбурга — 3–4 дня, до Новосибирска — 4–5 дней. Срок считается в рабочих днях от момента приёма отправления и не зависит от режима: курьерское плечо добавляет цену, а не дни. Если документ нужен к конкретной дате — например, к заседанию или подаче в госорган, — закладывайте срок из таблицы плюс один день на получение.

• Объявите ценность оригиналов, восстановление которых стоит денег и времени: страховая сумма задаётся отдельным полем.
• Укажите телефон получателя: уведомление о прибытии приходит именно на него.
• Для организации-получателя впишите контактное лицо — иначе конверт может ждать в пункте выдачи, пока о нём узнает нужный сотрудник.

Для бизнеса: регулярные документы по договору

Разовая отправка и постоянный документооборот — разные задачи. Когда компания отправляет оригиналы контрагентам каждую неделю, оплачивать и оформлять каждый конверт отдельно неудобно: чеки на каждую отправку, курьер по звонку, цена по розничному прайсу. По корпоративному договору всё это переезжает в одну схему: отправления накапливаются за период и закрываются одним счётом и актом, курьерский забор планируется по графику, а цена берётся из фиксированной сетки.

Подключение возможно для юридического лица, ИП и самозанятого, без минимального объёма и абонентской платы. Договор подписывается через ЭДО или на бумаге за 1–2 дня без визита в офис.